Aki valaha adott már el legalább egy gyufásdobozt, az tudja, hogy egy üzlet sikerét nem pusztán a bevétel határozza meg: az igazi mérőszám a bevétel és a kiadások közötti különbség. Éppen ezért a legtöbb cégvezető forintra pontosan tudja, mennyit költ bérleti díjra, a bérekre vagy a könyvelésre. De ha valaki rákérdezne, pontosan mennyibe kerül havonta az „iroda működtetése”, a válasz gyakran csak egy becslés lenne.

Ennek oka, hogy rengeteg olyan költség van, ami nem szerepel külön soron a táblázatokban, mégis folyamatosan apasztja a cég erőforrásait. Ezek a rejtett, láthatatlan irodai költségek. Nem hatalmas összegekről van szó, de hosszú távon épp ez a legveszélyesebb bennük: lassan, szinte észrevétlenül csorgatják el a pénzt. Nézzük meg, hol veszítik el a legtöbbet a cégek anélkül, hogy tudnának róla, és mit tehetnek, hogy megfogják a pénzt!

Nem optimalizált üzleti folyamatok – a csendes időrablók

Az üzleti élet első számú szabálya, hogy az idő pénz. Ebből egyenesen következik, hogy egy folyamat, ami nem hatékony, nemcsak időt rabol, hanem pénzt is. Sok vállalatnál a napi működés során még mindig előfordul, hogy bizonyos feladatokat több ember végez párhuzamosan, vagy a jóváhagyások, jelentések, adatfeltöltések kézi, ismétlődő módon zajlanak. A digitalizáció nem mindenható varázsszó, de egy jól kialakított rendszer nélkül a munkavégzés olyan, mintha valaki homokot szórna a fogaskerekek közé: a végeredmény csikorog, akadozik, és általában véve semmi sem halad olyan gyorsan és olajozottan, mint ahogyan lehetne.

Apróságnak tűnhet, de a fél percek, percek összeadódnak, és egyetlen rosszul szervezett folyamat éves szinten akár több száz munkaórát is felemészthet. Ez a „láthatatlan” veszteség pedig a bérköltségekben, a túlórák számában és a munkavállalói elégedetlenségben is visszaköszön. Az optimalizálás nem feltétlenül jelent drága szoftvereket: gyakran elég az, ha egy külső szem segít átlátni a munkafolyamatokat, és kijelöli, hol érdemes egyszerűsíteni vagy automatizálni.

Magas fluktuáció – a rejtett veszteségek ördögi köre

A munkavállalók jönnek-mennek – ez természetes folyamat, és egy jó cégvezető nem veszi magára, ha az alkalmazottja felmond, hanem sok szerencsét kíván neki, és bízik benne, hogy sikerül megőrizniük a jó üzleti viszonyt. Ezt azonban csak akkor képes rossz érzés nélkül megtenni, ha tudja, hogy nem rajta múlott, hogy a dolgozója az új kihívás mellett döntött.

Ha a fluktuáció magas, az valójában az egyik legnagyobb, legnehezebben mérhető költségforrás. Egy új kolléga toborzása, betanítása és beillesztése nemcsak HR-időt, hanem rengeteg energiát és erőforrást igényel. Ezzel persze számolni kell, hiszen a jelenség elkerülhetetlen, de érdemes mindent megtenni azért, hogy megtartsuk és motiváljuk a már bevált munkaerőt.

Az elvándorlás mögött gyakran a túlterheltség, a fejlődési lehetőség hiánya vagy a gyenge kommunikáció áll. A fluktuáció csökkentésére tett erőfeszítés tehát nemcsak „jófej” vezetői döntés, hanem pénzügyi kérdés is. Egy stabil csapat hosszú távon kiszámíthatóbb működést és alacsonyabb költségeket jelent.

Rosszul célzott digitális marketing – amikor a hirdetési büdzsé elpárolog

A digitális marketing előnye, hogy mindent mérni lehet. Amit már kevesebben szeretnek, az az, hogy mindent mérni is kellene.

Sok cég még mindig „érzésre” hirdet: elindít egy kampányt, de nem követi pontosan, hogy az milyen eredményt hoz. A rosszul beállított célzások, az irreleváns közönség vagy a nem megfelelő platformválasztás mind azt eredményezi, hogy a büdzsé elfolyik.

Egy kattintás ára önmagában nem sok, de több ezer rossz kattintás már komoly veszteség – arról nem is beszélve, hogy nem jön be a remélt bevétel, ha nem a vásárlóinkat találjuk meg a hirdetésekkel. A megoldás az adatvezérelt szemlélet: rendszeres elemzések, A/B tesztek és a kampányok folyamatos finomhangolása. A marketing akkor térül meg, ha nem a „mennyit költünk”, hanem a „mit nyerünk vele” kérdésre koncentrálunk.

Energiahatékonyság hiánya – apró szivárgások a villanyórán

Az irodai energiafogyasztás jellemzően nem tűnik nagy tételnek, pedig a legtöbb helyen rengeteg felesleges áram és hő megy veszendőbe. Égve maradt lámpák, folyamatosan működő számítógépek, régi hűtőszekrény a konyhában – ezek mind-mind apró, de állandó kiadások.

Egy energiaaudit vagy néhány egyszerű intézkedés (például mozgásérzékelős világítás, energiatakarékos eszközök, tudatosabb munkatársi hozzáállás) meglepően sokat javíthat a helyzeten. A fenntarthatóság ma már nem csak PR-kérdés: a takarékosság és a környezettudatosság kéz a kézben járnak. Ráadásul, ami jót tesz a bolygónak, az hosszú távon a pénzügyi mérlegnek is kedvez.

Menedzseletlen irodatechnika – a mindennapi pénznyelő

Talán ez az egyik legklasszikusabb példa a rejtett költségekre. Sok kisebb vagy közepes cégben az irodatechnikai eszközöket – nyomtatók, fénymásolók, szkennerek – ad hoc módon vásárolják. Ami épp elérhető vagy olcsó, az kerül be az irodába, és sokszor különösebb útmutatások nélkül szalasztják csak ki az egyik gyakornokot, hogy vegye meg, ami éppen kell.

Gyakran már maga a berendezés is a többletköltségeknek ágyaz meg: az olcsó, asztali nyomtatók például hosszú távon szinte mindig drágábbak.

A patronok kicsik és gyorsan fogynak, a meghibásodások gyakoribbak, a karbantartás pedig több időt visz el, mint gondolnánk. Minden egyes leállás, minden elvesztegetett óra költség, amit ritkán látunk bevezetett tételként a kiadási táblázatokban.

Ezzel szemben egy modern, központi multifunkciós nyomtató vagy egy nyomtató bérleti konstrukció sokkal kiszámíthatóbb. A lapköltség alacsonyabb, a karbantartás tervezett, és a szolgáltató gondoskodik a működés folytonosságáról. Ráadásul a nyomtatási adatok követése segíthet abban is, hogy a cég pontosan lássa, hol keletkeznek a legnagyobb kiadások – és hol érdemes spórolni.

A megfelelő irodatechnikai stratégia tehát nem puszta kiadás, hanem befektetés a hatékonyságba. Egy olyan terület, ahol egy kis tudatosság hosszú távon komoly összegeket takaríthat meg.

A láthatatlanból mérhetőt csinálni

A rejtett költségek legnagyobb problémája, hogy nincsenek szem előtt. Nem kapnak külön sorokat az Excel-táblában, és ritkán kerülnek napirendre a heti meetingeken. Mégis ott vannak mindenhol: a félórás rendszerhibákban, a feleslegesen lefénymásolt iratokban, a rosszul célzott kampányokban, a túlmelegített irodákban.

Aki valóban költséghatékony működést szeretne, annak nemcsak a bevételek növelésére kell koncentrálnia, hanem arra is, hogyan lehet a felesleges kiadásokat visszaszorítani. Ez pedig elsősorban szemlélet kérdése.